Hinweise zum KI-Einsatz und zur Transparenz.

1.Zweck dieser Seite und Kurzfassung

Diese Seite richtet sich an Kunden, an deren Nutzer, an Arbeitnehmervertretungen und an Beschäftigte, deren Stellen in Workforce Compass erfasst werden. Sie ergänzt die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung und beschreibt, was die Anwendung der ECODYNAMICS GmbH (im Folgenden „ECODYNAMICS“ oder „wir“) technisch tut. Bei Widersprüchen zu den Nutzungsbedingungen gehen die Nutzungsbedingungen vor.

• Die Empfehlung errechnet ein regelbasiertes Bewertungsmodell mit offen gelegten Annahmen. Dieses Modell lernt nicht aus Daten und setzt kein maschinelles Lernen ein. Gleiche Eingaben führen bei gleichem Modellstand zum gleichen Ergebnis.
• Ein KI-Sprachmodell kommt nur zum Einsatz, wenn Sie eine Stellenbeschreibung hochladen. Es liest das Dokument aus und schlägt vor, was Sie sonst von Hand erfassen müssten. Die Stufe und die Empfehlung errechnet es nicht. Für Aufgabenbündel, die es im Katalog nicht findet, schlägt es Ausgangswerte vor; übernehmen Sie diese ungeprüft, gehen sie in die Rechnung ein.
• Bewertet werden Stellen und Aufgabenbündel, nicht einzelne Beschäftigte. Die Anwendung ist nicht dazu bestimmt, Menschen auszuwählen, zu bewerten oder zu überwachen.
• Die Entscheidung trifft und verantwortet das Unternehmen. Alle Ergebnisse sind Empfehlungen und Schätzungen auf Grundlage Ihrer Erfassung. Eine automatische Folgehandlung gibt es nicht.

2.Wofür Workforce Compass bestimmt ist

Workforce Compass ist dazu bestimmt, Stellen und Aufgabenbündel einer Organisationseinheit zu analysieren und für die Arbeitsorganisation Empfehlungen zu geben. Ein Unternehmen erfasst die Stellen eines Teams oder eine einzelne Stelle, verteilt die Kapazität jeder Stelle auf ihre Aufgabenbündel und beschreibt, was die Arbeit verlangt. Daraus errechnet die Anwendung je Aufgabenbündel, je Stelle und für das Team eine begründete Empfehlung: Welche Tätigkeiten sollten beim Menschen bleiben, welche könnte ein KI-Agent übernehmen, und welche könnten Mensch und Agent gemeinsam erledigen.

Der Begriff „KI-Agent“ bezeichnet dabei den Gegenstand der Empfehlung und nicht die Technik der Anwendung. Workforce Compass stellt selbst keinen KI-Agenten bereit und führt keine Tätigkeit Ihres Unternehmens aus. Es beschreibt, bei welchen Aufgabenbündeln sich der Einsatz eines solchen Agenten voraussichtlich lohnen könnte.

Bei der Erfassung wählen Sie einen Fokus, der den Anlass der Analyse benennt, etwa eine frei werdende Stelle, den besseren Zuschnitt eines bestehenden Teams oder eine Umstrukturierung. Der Fokus ändert die Rechnung nicht. Er ordnet die Bewertung ein und sagt, wer im Unternehmen mitentscheiden sollte. Auch unter dem Fokus, der eine zu besetzende Stelle betrifft, verarbeitet die Anwendung keine Angaben zu Bewerberinnen und Bewerbern und trifft keine Auswahl unter Menschen. Gegenstand ist immer die Frage, wie die Arbeit zugeschnitten sein sollte. In den Nutzungsbedingungen heißt die Erfassung samt ihrem Ergebnis „Bewertung“.

Diese Beschreibung ist die Zweckbestimmung im Sinne von Art. 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung). Wir richten die Anwendung, ihre Hilfe, unsere Werbung und unsere Vertragsunterlagen an ihr aus. Auch unter dem Fokus Restrukturierung liefert die Anwendung eine Analyse der Arbeit und ihres Zuschnitts. Sie liefert keine Begründung für eine Maßnahme gegenüber bestimmten Beschäftigten und keine Auswahl betroffener Personen.

3.Wofür Workforce Compass nicht bestimmt ist

Workforce Compass ist nicht dazu bestimmt, natürliche Personen einzustellen oder auszuwählen, einzelne Beschäftigte, ihre Leistung, ihr Verhalten oder ihre persönlichen Merkmale zu bewerten oder zu überwachen, einzelnen Beschäftigten auf dieser Grundlage Aufgaben zuzuweisen oder als alleinige oder maßgebliche Grundlage für Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderung oder Kündigung einzelner Beschäftigter zu dienen. Die folgenden Nutzungen sind deshalb nach dem Abschnitt Zulässige und untersagte Nutzung der Nutzungsbedingungen untersagt:

• die Einstellung oder Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern, einschließlich der Sichtung, Filterung oder Reihung von Bewerbungen;
• die Bewertung, Reihung oder Überwachung einzelner Beschäftigter, ihrer Leistung, ihres Verhaltens oder ihrer persönlichen Merkmale;
• die Zuweisung von Aufgaben an einzelne Personen auf Grundlage ihres Verhaltens oder ihrer persönlichen Merkmale;
• Entscheidungen über Kündigung, Versetzung, Vergütung, Beförderung oder sonstige Arbeitsbedingungen einzelner Beschäftigter, für die die Ergebnisse die alleinige oder die maßgebliche Grundlage sind, ohne dass der Kunde die Maßnahme eigenständig und unabhängig von den Ergebnissen geprüft und begründet hat;
• die Auswahl der Beschäftigten, die von einer betriebsbedingten Maßnahme betroffen sein sollen;
• die Eingabe von Leistungs-, Verhaltens-, Gesundheits-, biometrischen oder Emotionsdaten, von sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO, von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Art. 10 DSGVO) sowie von Angaben zur Vergütung einzelner Beschäftigter;
• Praktiken, die nach Art. 5 der Verordnung (EU) 2024/1689 verboten sind, insbesondere die Erkennung von Emotionen am Arbeitsplatz, die biometrische Kategorisierung und die Bewertung des sozialen Verhaltens;
• die Darstellung oder Weitergabe der Ergebnisse als Feststellung, Gutachten oder Aussage von ECODYNAMICS über eine bestimmte Person.

Der Grund für diese Grenzen liegt in der Bauart des Modells. Es kennt nur Merkmale der Arbeit: Regelhaftigkeit, Schnittstellen, Tragweite, Soft Skills als Anforderung der Tätigkeit, Präsenz vor Ort und Personalverantwortung der Stelle. Es kennt keine Merkmale von Menschen und kann deshalb über die Eignung, die Leistung oder die Entbehrlichkeit einer Person nichts aussagen. Wer ein Ergebnis so liest, liest etwas hinein, was die Rechnung nicht enthält.

4.Wie die Empfehlung entsteht: das regelbasierte Bewertungsmodell

Die Empfehlung folgt aus festen, von Menschen festgelegten Regeln. Die Rechnung läuft in Ihrem Browser. Der Server speichert das Ergebnis und den Modellstand, mit dem es errechnet wurde. An der Rechnung selbst ist kein KI-Modell beteiligt. Die Methodik steht ausführlich in der Hilfe der Anwendung; die Grundzüge fassen wir hier zusammen.

4.1Eingaben

Die Erfassung folgt einer Hierarchie aus vier Ebenen: Berufsfeld, Fachgebiet, Stelle, Aufgabenbündel. Jede Stelle hat eine Kapazität in Vollzeitäquivalenten (FTE), die Sie in Prozent auf ihre Aufgabenbündel verteilen. Je Aufgabenbündel geben Sie die Regelhaftigkeit an, von 0 (jeder Vorgang anders) bis 100 (immer gleicher Ablauf). Je Stelle geben Sie die Präsenz vor Ort an und beantworten Fragen in drei Kategorien mit Reglern von 0 bis 100: Schnittstellen und Abstimmung, Entscheidungsspielraum und Tragweite, Soft Skills. Alle Regler der drei Kategorien starten bei 0. Vorbelegte Werte aus Vorlagen sind als Vorschlag gekennzeichnet, bis Sie sie verändern.

4.2Vier gewichtete Merkmale ergeben eine von fünf Stufen

Der gewichtete Wert liegt zwischen 0 und 100. Je 20 Punkte steigt die Stufe um eins, von Stufe 1 unter 20 Punkten bis Stufe 5 ab 80 Punkten. Je höher die Stufe, desto mehr spricht dafür, das Aufgabenbündel beim Menschen zu lassen.

4.3Von der Stufe zur Empfehlung

• Deckel durch Präsenz und Führung. Muss jemand vor Ort eingreifen können oder trägt die Stelle disziplinarische Personalverantwortung, lautet die Empfehlung höchstens Hybrid. Ist die Arbeit körperlich oder an einer Maschine, lautet sie immer Mensch. Fachliche Führung allein begrenzt nicht.
• Übernahmequote und Aufsicht. Die Übernahmequote ist der Anteil eines Aufgabenbündels, den ein Agent je Stufe voraussichtlich übernehmen könnte. Von der übernommenen Arbeit rechnet das Modell derzeit 25 % als Aufsicht (Einrichtung, Prüfung, Pflege) dem Menschen zu. Die Aufsicht entscheidet nicht über die Empfehlung.
• Empfehlung je Stelle. Liegen drei Viertel der FTE einer Stelle oder mehr auf Aufgabenbündeln mit der Empfehlung Mensch, lautet die Empfehlung der Stelle Mensch. Sonst entscheidet der größte Anteil; bei Gleichstand mit dem Menschen gilt Mensch.
• Kernaussage für das Team. Maßgeblich ist der Anteil, den ein Agent allein oder gemeinsam mit dem Menschen voraussichtlich übernehmen könnte. Unter 20 % empfiehlt die Auswertung, die Arbeit beim Menschen zu lassen. Ab 35 % könnte ein Agentenpaket einen großen Teil übernehmen. Dazwischen empfiehlt sie einen veränderten Zuschnitt.
• Vorsicht im Zweifel. Noch nicht gewichtete Aufgabenbündel zählen vorerst zum Menschen, und das Ergebnis heißt dann vorläufig. Ist eine Tätigkeit an eine gesetzliche Zulassung oder Kammermitgliedschaft gebunden, endet die Erfassung ohne Empfehlung.

4.4Offen gelegte Annahmen und Modellstand

Gewichte, Übernahmequoten, Aufsichtsanteil und Schwellen sind Annahmen, die ECODYNAMICS pflegt. Sie gelten für alle Kunden gleich und sind in der Anwendung lesbar: in der Hilfe und im Ergebnis im Kasten „Prämissen“, jeweils mit Stand. Die oben genannten Werte entsprechen dem Stand dieser Hinweise. Weichen sie von der Anzeige in der Anwendung ab, gilt die Anzeige in der Anwendung.

Zu jeder Auswertung speichert die Anwendung den Modellstand als Schnappschuss. Ein Ergebnis lässt sich deshalb auch später mit den Annahmen nachvollziehen, die bei der Auswertung galten. Wird eine ausgewertete Erfassung geändert, fällt sie zurück in den Status „in Erfassung“ und muss neu ausgewertet werden. Die Begründung je Aufgabenbündel nennt die Stufe, die Einzelwerte und die Aufsicht. Das Ergebnis lässt sich als Bericht drucken.

5.Wo ein KI-Sprachmodell eingesetzt wird

Ein KI-Sprachmodell arbeitet in Workforce Compass nur bei einer Funktion: beim Auslesen einer Stellenbeschreibung, die ein Nutzer hochlädt (PDF, DOCX oder TXT, höchstens 4 MB). Der Upload ist freiwillig. Jede Erfassung lässt sich vollständig ohne ihn anlegen. Eingesetzt wird ein Sprachmodell der Claude-Familie von Anthropic über dessen Programmierschnittstelle. Vertragspartner ist die Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland, ein Unternehmen der Anthropic PBC, San Francisco, USA. Ein bestimmtes Modell sagen wir nicht zu: Wir können es wechseln, und bei einer Störung kann ein anderes Modell desselben Anbieters antworten.

5.1Was das Sprachmodell vorschlägt

• das Berufsfeld und die Fachgebiete, jeweils als Zuordnung zu einem Eintrag des Katalogs;
• die Stellenbezeichnung, bei einem Team alle beschriebenen Stellen mit Anzahl, davon offenen Stellen und Stellenumfang, soweit das Dokument diese Zahlen nennt;
• die Aufgabenbündel je Stelle, vorrangig als Zuordnung zu einem Aufgabenbündel des Katalogs;
• für eine Aufgabe, zu der kein Katalogeintrag passt, einen kurzen eigenen Namen und geschätzte Ausgangswerte von 0 bis 100 für Regelhaftigkeit, Schnittstellen, Tragweite und Soft Skills;
• die formalen Anforderungen der Stelle, soweit das Dokument sie nennt: Qualifikationsniveau, Fachrichtung, Verbindlichkeit des Abschlusses, Berufserfahrung, Personalverantwortung, Zulassungen und Kenntnisse;
• zu jeder Zuordnung eine Fundstelle, eine wörtliche Belegstelle von höchstens 200 Zeichen und eine Treffergüte von 0 bis 100.

5.2Was das Sprachmodell nicht tut

• Es errechnet keine Stufe, keine Empfehlung und keine Aufteilung. Das tut allein das regelbasierte Modell.
• Es legt keine Kapazitätsanteile fest. Wie sich die Kapazität einer Stelle auf ihre Aufgabenbündel verteilt, bleibt Ihre Angabe.
• Es bewertet keine Personen. Seine Anweisung lautet, nur wiederzugeben, was das Dokument über die Stelle sagt, und wo es steht.
• Es hat keine Werkzeuge, greift auf keine weiteren Daten zu und löst keine Handlung aus. Seine Antwort ist an ein festes Datenschema gebunden und wird auf bekannte Einträge des Katalogs beschränkt.
• Es führt keinen Dialog mit Ihnen. Sie sehen ausschließlich den aufbereiteten Vorschlag.

Die geschätzten Ausgangswerte für eigene Aufgabenbündel gehen in die spätere Rechnung ein, wenn Sie den Vorschlag übernehmen und die Werte stehen lassen. An dieser Stelle wirkt das Sprachmodell also mittelbar auf die Empfehlung. Wir empfehlen deshalb, gerade diese Werte bewusst zu prüfen und nach der Arbeit einzustellen, wie sie in Ihrem Haus tatsächlich erledigt wird.

6.Datenfluss der KI-Funktion

Die Einzelheiten der Verarbeitung, die Rechtsgrundlagen, die Empfänger und die Absicherung der Übermittlung in ein Drittland stehen in der Datenschutzerklärung im Abschnitt zum Upload. Die vertraglichen Regeln für Kunden stehen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Anbieterangaben im Impressum. Hier folgt der Ablauf in Kurzform.

• Vor dem Aufruf. Unser Server in Frankfurt am Main prüft Berechtigung, Dateityp und Größe, liest den Text aus und kürzt ihn auf höchstens 60 000 Zeichen. Hochladen können der Hauptkontakt sowie die Rollen Personal und Fachbereich, höchstens 20 Dateien je Stunde und Nutzer.
• Übermittelt werden der Text des Dokuments, bei gescannten PDF ohne oder mit nur wenig auslesbarem Text die vollständige Datei samt ihren Dokumenteigenschaften (höchstens 20 Seiten), sowie der Katalog der Berufsfelder, Fachgebiete und Aufgabenbündel einschließlich der von Ihrer Organisation selbst angelegten, ferner die Angabe, ob eine Einzelstelle oder ein Team erfasst wird, und ein bereits gewähltes Berufsfeld.
• Nicht übermittelt werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nutzerkennung, die Kennung Ihrer Organisation, Ihre IP-Adresse und der Dateiname. Solche Angaben gelangen nur dann an den Anbieter, wenn sie im Dokument selbst oder in den Bezeichnungen eigener Katalogeinträge stehen.
• Bei gescannten Seiten gelangt alles an den Anbieter, was auf den Seiten zu sehen ist, auch Logos, Unterschriften, Stempel und handschriftliche Vermerke.
• Ort der Verarbeitung. Vertragspartner ist die irische Gesellschaft des Anbieters. Die Verarbeitung findet auch in den USA statt.
• Speicherung bei uns. Datei und Text speichern und protokollieren wir nicht. Gespeichert werden, sobald Sie den Vorschlag übernehmen, die übernommenen Angaben, der Name der Datei als Quellenangabe und die Belegstellen. Unsere eigenen Protokollzeilen enthalten beim Auslesen Ihre Nutzer- und die Organisationskennung, Größe, Typ und Dauer, nicht den Inhalt.
• Kein Training. Nach den Vertragsbedingungen des Anbieters werden Inhalte aus der Programmierschnittstelle nicht zum Training von Modellen verwendet. Zur Aufbewahrung beim Anbieter verweisen wir auf die Datenschutzerklärung.

7.Transparenz und Kennzeichnung nach Art. 50 der KI-Verordnung

Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung verlangt, dass natürliche Personen erfahren, wenn sie unmittelbar mit einem KI-System interagieren. Art. 50 Abs. 2 verlangt, dass künstlich erzeugte Texte in einem maschinenlesbaren Format als solche erkennbar sind; ausgenommen sind Systeme, die eine unterstützende Funktion für die Standardbearbeitung ausüben oder die Eingaben oder ihre Semantik nicht wesentlich verändern. Nach Art. 50 Abs. 5 ist die Information spätestens bei der ersten Interaktion klar und eindeutig zu geben.

Die Upload-Funktion ist kein Dialogsystem. Ob sie eine unmittelbare Interaktion im Sinne von Abs. 1 darstellt, lässt sich unterschiedlich beurteilen. Wir informieren vorsorglich so, als gelte die Pflicht:

• Vor dem Hochladen steht am Upload-Feld, dass ein KI-Sprachmodell das Dokument ausliest, an welchen Dienst der Text geht und was gespeichert wird, mit Verweis auf die Datenschutzerklärung und auf diese Seite.
• Am Ergebnis steht, dass es sich um aus dem Dokument abgeleitete Vorschläge handelt und nicht um eine Auswertung. Jede Zuordnung zeigt ihre Fundstelle, die wörtliche Belegstelle und die Treffergüte.
• Belegstellen werden gegen das Dokument geprüft. Findet sich das Zitat dort nicht wieder, setzt die Anwendung die Treffergüte herab. Unter einer Treffergüte von 60 bleibt ein Treffer sichtbar, wird aber nicht vorbelegt.
• Bei gescannten Seiten weist die Anwendung darauf hin, dass das Dokument per Texterkennung gelesen wurde und einzelne Wörter und Zahlen falsch erkannt sein können, und begrenzt die Treffergüte.
• Übernahme erst nach Ihrer Bestätigung. Ein Vorschlag wird erst Teil Ihrer Erfassung, wenn Sie ihn übernehmen. Bis dahin können Sie jede Zuordnung ändern oder verwerfen, danach bleibt alles änderbar.
• Dauerhaft nennen diese Seite, die Datenschutzerklärung und die Hilfe den Einsatz des Sprachmodells.

Zu Abs. 2: Das Sprachmodell ordnet überwiegend vorhandene Katalogeinträge zu und schreibt Belegstellen wörtlich ab. Eigenen Text erzeugt es in engem Umfang, nämlich Namen für eigene Aufgabenbündel, Übersetzungen und kurze Fundstellenangaben. Nach unserer Einschätzung spricht das dafür, dass die Funktion die Eingaben nicht wesentlich verändert. Gesichert ist diese Einordnung nicht. Die Vorschläge bleiben innerhalb der Anwendung, bis ein Mensch sie geprüft und übernommen hat; sie sind nicht dazu bestimmt, als eigenständige Inhalte veröffentlicht zu werden.

Die Ergebnisse des regelbasierten Bewertungsmodells sind keine KI-erzeugten Inhalte. Der Ergebnisbericht gibt Ihre Angaben und die Rechnung wieder. Inhalte im Sinne von Art. 50 Abs. 4 der KI-Verordnung (Deepfakes, Texte zur Information der Öffentlichkeit) erzeugt die Anwendung nicht.

8.Menschliche Aufsicht: Die Entscheidung liegt beim Kunden

Workforce Compass bereitet eine Entscheidung vor und trifft keine. In der Anwendung steht an jedem Ergebnis: „Alle Angaben sind Empfehlungen und Schätzungen auf Grundlage Ihrer Erfassung. Sie ersetzen weder die Personalplanung noch eine arbeitsrechtliche Prüfung und begründen keine personelle Maßnahme; die Entscheidung trifft und verantwortet das Unternehmen.“

Menschen greifen an mehreren Stellen ein, bevor ein Ergebnis entsteht und bevor es Folgen haben kann:

• Erfassung. Alle Eingaben stammen von Ihnen oder werden von Ihnen bestätigt. Wir empfehlen, die Erfassung gemeinsam mit Personalabteilung und Fachabteilung vorzunehmen.
• KI-Vorschläge. Jeder Vorschlag aus einer Stellenbeschreibung wird mit Fundstelle gezeigt und erst nach Ihrer Übernahme Teil der Erfassung.
• Auswertung. Ausgewertet wird erst, wenn ein Nutzer „Bewertung ausführen“ wählt.
• Ergebnis. Die Begründung je Aufgabenbündel legt Stufe, Einzelwerte und Aufsicht offen. Wo die Anwendung Optionen für eine Neuverteilung im Team nennt, sind es Rechenvarianten aus Ihren Daten. Welche Option passt, entscheidet das Unternehmen.
• Folgen. Die Anwendung löst keine Handlung aus. Sie ändert keine Stellenpläne, verschickt keine Mitteilungen an Beschäftigte und meldet nichts an Dritte.

Wir treffen Ihnen gegenüber keine Entscheidung, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht (Art. 22 DSGVO). Nach unserer Einordnung ist auch das Ergebnis selbst keine solche Entscheidung, weil es Aufgabenbündel einer Stelle bewertet und keine persönlichen Aspekte einer natürlichen Person, weil die Eingaben vom Kunden stammen und weil es keine Rechtsfolge auslöst. Ein Kunde, der einer Empfehlung ungeprüft folgt und daraus eine Maßnahme gegenüber einer bestimmten Person ableitet, kann diese Grenze selbst überschreiten. Wir empfehlen deshalb: Jede personelle Maßnahme sollte auf einer eigenen inhaltlichen Prüfung durch entscheidungsbefugte Menschen beruhen und dokumentiert werden.

9.Grenzen und bekannte Schwächen

Jedes Modell vereinfacht. Wer die Grenzen kennt, kann die Ergebnisse richtig einordnen.

9.1Grenzen des Auslesens durch das Sprachmodell

• Unvollständige oder unzutreffende Zuordnung. Ein Sprachmodell kann eine Aufgabe übersehen, einem unpassenden Katalogeintrag zuordnen oder zwei Aufgaben zusammenziehen. Die Treffergüte ist eine Selbsteinschätzung des Modells und kein Maß für Richtigkeit.
• Zahlen. Anzahl, offene Stellen und Stellenumfang werden nur übernommen, wenn das Dokument sie nennt. Sonst setzt das Modell 1, 0 und 100 %. Bitte prüfen Sie diese Angaben am Stellenplan.
• Gescannte Seiten. Bei schlechter Vorlage, Handschrift oder Tabellen können Lesefehler auftreten. Belegstellen lassen sich bei Scans nicht gegen einen ausgelesenen Text prüfen.
• Lange Dokumente. Text jenseits von 60 000 Zeichen wird nicht ausgewertet. Eine gescannte PDF mit mehr als 20 Seiten und ohne auslesbaren Text wird nicht verarbeitet; die Anwendung nennt dann die Grenze.
• Veraltete oder werbliche Stellenbeschreibungen. Das Modell liest, was im Dokument steht. Ob die Beschreibung der heutigen Arbeit entspricht, kann nur Ihr Haus beurteilen.
• Geschätzte Ausgangswerte. Die Werte für eigene Aufgabenbündel sind Schätzungen aus dem Wortlaut einer Beschreibung, nicht aus der Beobachtung der Arbeit.
• Anweisungen im Dokument. Die Anwendung behandelt den Inhalt eines Dokuments als Material und nicht als Auftrag und trifft dafür technische Vorkehrungen. Ausschließen lässt sich eine Beeinflussung durch präparierte Dokumente bei Sprachmodellen nicht vollständig.
• Nicht wiederholbar. Dasselbe Dokument kann bei erneutem Hochladen einen leicht abweichenden Vorschlag ergeben.

9.2Grenzen des Bewertungsmodells

• Das Ergebnis ist so gut wie die Erfassung. Wer Anteile nach Wichtigkeit statt nach Zeitaufwand verteilt oder ein Wunschbild statt der heutigen Arbeit einstuft, erhält eine Empfehlung für eine Arbeit, die es so nicht gibt.
• Annahmen, keine Messwerte. Gewichte, Übernahmequoten, Aufsichtsanteil und Schwellen sind fachliche Annahmen von ECODYNAMICS. Sie gelten für alle Kunden und Branchen gleich und bilden die Besonderheiten eines einzelnen Betriebs nicht ab.
• Keine Prognosegewähr. Die Angaben in FTE und Prozent sind Schätzungen dessen, was ein Agent voraussichtlich übernehmen könnte. Ob sich das in Ihrem Betrieb verwirklichen lässt, hängt von Technik, Daten, Prozessen, Kosten und rechtlichen Vorgaben ab, die das Modell nicht kennt.
• Keine Prüfung der Machbarkeit. Das Modell prüft nicht, ob ein geeigneter KI-Agent am Markt verfügbar ist, was er kostet und ob sein Einsatz in Ihrem Fall zulässig ist.
• Ein Durchlauf, ein Ergebnis. Teams werden nie miteinander verrechnet. Wechselwirkungen zwischen Teams bildet das Modell nicht ab.
• Stand der Technik. Was KI-Agenten leisten können, ändert sich. Die Annahmen tragen ein Datum; ein älteres Ergebnis gibt den damaligen Stand wieder.
• Kein Rechtsrat. Das Modell prüft weder Arbeitsrecht noch Mitbestimmung noch Datenschutz noch branchenspezifische Vorgaben.

10.Einordnung nach der KI-Verordnung

Die folgende Einordnung ist unsere begründete Einschätzung. Sie bindet keine Behörde und kein Gericht. Wo die Rechtslage offen ist, sagen wir das.

10.1Rechtsstand

Maßgeblich ist die Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, die am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht wurde und seit dem 27. Juli 2026 gilt. In Deutschland ergänzt sie das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) vom 22. Juli 2026, in Kraft seit dem 29. Juli 2026. Die Daten in der Tabelle geben den Stand dieser Hinweise wieder und sind keine Zusicherung.

10.2KI-System oder nicht

Ein KI-System ist nach Art. 3 Nr. 1 der KI-Verordnung ein maschinengestütztes System, das für einen in unterschiedlichem Grade autonomen Betrieb ausgelegt ist und aus den Eingaben ableitet, wie Ausgaben erstellt werden. Erwägungsgrund 12 nimmt Systeme aus, die auf ausschließlich von natürlichen Personen definierten Regeln für das automatische Ausführen von Operationen beruhen.

Das Auslesen von Stellenbeschreibungen mit einem Sprachmodell ist ein KI-System. Das Bewertungsmodell beruht dagegen auf festen, von Menschen bestimmten Regeln, rechnet bei gleichen Eingaben gleich, lernt nicht und legt alle Parameter offen. Das spricht dafür, dass es für sich genommen kein KI-System ist. Die Grenze ist allerdings umstritten, weil die Verordnung auch logik- und wissensgestützte Konzepte zu den KI-Techniken zählt, und weil geschätzte Ausgangswerte des Sprachmodells nach Ihrer Bestätigung in die Rechnung eingehen können. Wir stützen uns deshalb nicht auf diese Abgrenzung und behandeln die Anwendung vorsorglich insgesamt mit der Sorgfalt, die für ein KI-System gilt.

10.3Rollen: Anbieter und Betreiber

• ECODYNAMICS ist Anbieter im Sinne von Art. 3 Nr. 3 der KI-Verordnung für die Funktion zum Auslesen von Stellenbeschreibungen, vorsorglich für die Anwendung insgesamt. Das gilt auch im kostenlosen Trial. Weil wir ein fremdes KI-Modell einbinden, sind wir nachgelagerter Anbieter (Art. 3 Nr. 68).
• Anthropic ist Anbieter des KI-Modells mit allgemeinem Verwendungszweck. Die Pflichten der Art. 53 ff. treffen diesen Anbieter.
• Der Kunde ist Betreiber im Sinne von Art. 3 Nr. 4, weil er die Anwendung in eigener Verantwortung beruflich verwendet. Ihn trifft Art. 4. Die Nutzer handeln für den Kunden. Die KI-Verordnung nennt denjenigen „Betreiber“, der ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet. Das ist der Kunde. Wo die Anwendung oder die Datenschutzerklärung vom „Betreiber“ oder vom „Betreiber-Bereich“ sprechen, ist dagegen ECODYNAMICS als Betreiber der Plattform gemeint.
• Beschäftigte, deren Stellen erfasst werden, sind keine Nutzer der Anwendung. Ihr Ansprechpartner ist der Arbeitgeber.

10.4Hochrisiko nach Art. 6 Abs. 2 und Anhang III Nr. 4

Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung erfasst KI-Systeme, die bestimmungsgemäß für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen verwendet werden sollen (Buchst. a), sowie Systeme, die bestimmungsgemäß für Entscheidungen verwendet werden sollen, die die Bedingungen von Arbeitsverhältnissen, Beförderungen und Kündigungen beeinflussen, für die Zuweisung von Aufgaben aufgrund des individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale oder für die Beobachtung und Bewertung der Leistung und des Verhaltens von Personen (Buchst. b). Entscheidend ist die Zweckbestimmung des Anbieters. Art. 6 Abs. 3 nimmt Systeme aus, die kein erhebliches Risiko bergen, etwa weil sie eine eng gefasste Verfahrensaufgabe erfüllen (Buchst. a) oder eine vorbereitende Aufgabe für eine Bewertung übernehmen (Buchst. d). Die Ausnahme gilt nie, wenn das System ein Profiling natürlicher Personen vornimmt.

Nach unserer Einschätzung ist Workforce Compass bei bestimmungsgemäßer Nutzung kein Hochrisiko-KI-System. Dafür sprechen folgende Gründe:

• Gegenstand sind Stellen und Aufgabenbündel. Es gibt keine Bewerberdaten, keine Rangfolge von Menschen und keine Leistungs- oder Verhaltensdaten. Die Tatbestände der Einstellung und Auswahl, der Aufgabenzuweisung nach persönlichen Merkmalen und der Leistungsbewertung sind damit nicht erfüllt.
• Die KI-Komponente erleichtert die Dateneingabe. Sie verarbeitet Stellenbeschreibungen und keine Angaben zu Personen, zeigt jede Zuordnung mit Fundstelle und wird von einem Menschen bestätigt. Das entspricht einer eng gefassten, vorbereitenden Aufgabe. Ein Profiling findet nicht statt.
• Die Empfehlung errechnet ein offen gelegtes Regelwerk. Jeder Schritt von der Eingabe zur Empfehlung lässt sich nachvollziehen.
• Der Mensch entscheidet. Die Anwendung löst keine Rechtsfolge und keine Handlung aus.

Wir stützen unsere Einschätzung in erster Linie darauf, dass die Zweckbestimmung keinen der Tatbestände des Anhangs III Nr. 4 erfüllt. Nur hilfsweise kommt es auf die Ausnahme des Art. 6 Abs. 3 an; dass ein Mensch entscheidet, zählt nur innerhalb dieser Ausnahme. Wer sich auf sie stützt, muss seine Bewertung nach Art. 6 Abs. 4 dokumentieren und das System nach Art. 49 Abs. 2 registrieren. Kommt es auf die Ausnahme an, treffen diese Pflichten uns als Anbieter. Unsere Einschätzung ist gut vertretbar, aber nicht gesichert. Der Wortlaut der ersten Alternative von Buchst. b verlangt keinen Bezug auf persönliche Merkmale; es genügt, dass Entscheidungen über Arbeitsbedingungen oder Kündigungen beeinflusst werden. Eine Empfehlung zum Zuschnitt von Stellen kann solche Entscheidungen vorbereiten. Das Ergebnis weist außerdem je Stelle aus, was voraussichtlich beim Menschen bleibt, und nennt Optionen für eine Neuverteilung. Bei einer besetzten Einzelstelle oder in einem kleinen Team lässt sich eine Stelle einer bestimmbaren Person zuordnen. Die Leitlinien der Europäischen Kommission zur Einstufung von Hochrisiko-KI-Systemen lagen zum Stand dieser Hinweise nach unserer Kenntnis noch nicht in endgültiger Fassung vor.

10.5Verbotene Praktiken nach Art. 5

Workforce Compass verarbeitet keine biometrischen Daten, erkennt keine Emotionen und wertet kein Verhalten von Personen aus. Die Anwendung unterstützt daher keine der Praktiken, die Art. 5 Abs. 1 der KI-Verordnung verbietet, insbesondere keine Emotionserkennung am Arbeitsplatz (Buchst. f), keine biometrische Kategorisierung nach sensiblen Merkmalen (Buchst. g), keine Bewertung des sozialen Verhaltens (Buchst. c) und keine manipulativen oder ausnutzenden Techniken (Buchst. a und b). Das Merkmal „Soft Skills“ beschreibt, was eine Tätigkeit verlangt, und keine Eigenschaft eines Menschen.

11.Was wir Kunden für den Einsatz empfehlen

Für den Einsatz im Unternehmen ist der Kunde verantwortlich. Die folgenden Punkte sind Empfehlungen allgemeiner Art. Sie ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Ob und in welchem Umfang eine der genannten Vorschriften in Ihrem Unternehmen greift, prüfen Sie bitte in eigener Verantwortung.

11.1KI-Kompetenz der Nutzer (Art. 4 der KI-Verordnung)

Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu fördern, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Wir empfehlen, den Personen, die Workforce Compass nutzen, mindestens Folgendes zu vermitteln:

• den Unterschied zwischen dem regelbasierten Bewertungsmodell und dem Sprachmodell beim Upload;
• dass KI-Vorschläge unvollständig oder unzutreffend sein können und an der Fundstelle zu prüfen sind;
• dass die Treffergüte keine Gewähr für Richtigkeit ist;
• dass ein Ergebnis eine Empfehlung für die Arbeitsorganisation ist und keine Aussage über eine Person;
• welche Daten nicht hochgeladen und nicht eingetragen werden sollen.

Dafür stellen wir die Hilfe in der Anwendung und diese Seite bereit. Es empfiehlt sich, die Unterweisung kurz festzuhalten.

11.2Arbeitnehmervertretung und Beschäftigte einbeziehen

Besteht in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat, empfehlen wir, ihn frühzeitig einzubeziehen, am besten vor der ersten Erfassung. Je nach Ausgestaltung können insbesondere folgende Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) berührt sein:

• § 80 Abs. 2 und 3 BetrVG: Unterrichtung des Betriebsrats; bei der Einführung oder Anwendung von Künstlicher Intelligenz gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich (§ 80 Abs. 3 Satz 2).
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Die Anwendung hält fest, welcher Nutzer eine Erfassung angelegt hat und wann sie geändert und ausgewertet wurde.
• § 90 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 BetrVG: Unterrichtung und Beratung bei der Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz.
• § 92a BetrVG: Vorschläge des Betriebsrats zur Sicherung und Förderung der Beschäftigung, etwa zu Qualifizierung und neuer Arbeitsorganisation.
• § 95 BetrVG: Auswahlrichtlinien, auch wenn bei ihrer Aufstellung Künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt (§ 95 Abs. 2a). Bei reinem Stellenbezug dürfte das regelmäßig nicht einschlägig sein.

Folgen aus einem Ergebnis Maßnahmen der Personalplanung oder Änderungen der Betriebsorganisation, können weitere Beteiligungsrechte hinzukommen. In Dienststellen gilt das jeweilige Personalvertretungsrecht. Unabhängig von einer Rechtspflicht empfehlen wir, die Beschäftigten, deren Stellen erfasst werden, offen über Zweck, Vorgehen und Grenzen der Analyse zu informieren. Art. 26 Abs. 7 der KI-Verordnung, der eine solche Information für Hochrisiko-KI-Systeme am Arbeitsplatz vorschreibt, gilt nach derzeitigem Stand erst ab dem 2. Dezember 2027 und nur für Hochrisiko-KI-Systeme.

11.3Datenschutz und Datenschutz-Folgenabschätzung

• Keine personenbezogenen Daten hochladen oder eintragen. Erfassen Sie Stellen und Aufgabenbündel, keine Namen. Halten Sie auch die Bezeichnung einer Erfassung, eigene Katalogeinträge und Dateinamen neutral.
• Einzelstellen und kleine Teams. Hier kann sich eine Stelle mittelbar einer Person zuordnen lassen. Wir empfehlen, vor dem Einsatz für solche Fälle die Rechtsgrundlage und die Information der betroffenen Beschäftigten nach Art. 13 und 14 DSGVO zu prüfen.
• Datenschutz-Folgenabschätzung. Wir empfehlen, vor dem Einsatz für Einzelstellen oder kleine Teams zu prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchzuführen ist. Die dafür nötigen Angaben zur Anwendung stellen wir auf Anfrage bereit.
• Öffentliche Stellen und private Erbringer öffentlicher Dienste prüfen zusätzlich, ob sie eigene Pflichten nach der KI-Verordnung treffen.

11.4Prüfen, entscheiden, dokumentieren

• Prüfen Sie jeden KI-Vorschlag vor der Übernahme und jede Empfehlung vor einer Entscheidung.
• Legen Sie fest, wer im Unternehmen über die Folgen eines Ergebnisses entscheidet, und halten Sie die eigene Abwägung schriftlich fest.
• Bewahren Sie den Ergebnisbericht mit dem Modellstand auf, wenn Sie sich später auf ihn beziehen wollen.
• Melden Sie uns Fehlfunktionen und auffällige Ergebnisse.

12.Kontakt für Rückfragen und Meldungen

Fragen zu diesen Hinweisen, Meldungen über fehlerhafte KI-Vorschläge, über unplausible Ergebnisse oder über eine Nutzung entgegen der Zweckbestimmung richten Sie bitte an info@ecodynamics.de mit dem Betreff „KI-Hinweise“ oder telefonisch an +49 (2173) 297 2024. Anfragen bearbeiten Menschen. Auf Anfrage stellen wir Kunden für ihre eigene Dokumentation eine Beschreibung der KI-Funktion und die gültigen Modellannahmen bereit.

Bitte nennen Sie bei einer Meldung die betroffene Erfassung, den Zeitpunkt und was Sie erwartet haben. Senden Sie uns keine Dokumente mit personenbezogenen Daten.

Beschäftigte, deren Stelle in einer Erfassung eines Kunden vorkommt, wenden sich bitte zuerst an ihren Arbeitgeber. Er entscheidet über die Erfassung und ihre Folgen und ist für die Verarbeitung verantwortlich. Erreicht uns ein solches Anliegen, leiten wir es an den Kunden weiter.

Zuständige Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung ist in Deutschland die Bundesnetzagentur (§ 2 Abs. 1 KI-MIG). Beschwerden wegen eines Verstoßes gegen die KI-Verordnung können dort als zentraler Beschwerdestelle eingereicht werden (Art. 85 der KI-Verordnung, § 8 Abs. 1 KI-MIG). Für Fragen des Datenschutzes gilt die Datenschutzerklärung.

13.Änderungen und Stand

Wir entwickeln Workforce Compass weiter. Folgende Änderungen können diese Hinweise berühren:

• Modellannahmen. ECODYNAMICS kann Gewichte, Übernahmequoten, Aufsichtsanteil und Schwellen anpassen. Der gültige Stand steht in der Anwendung. Bereits ausgewertete Erfassungen behalten den Modellstand ihrer Auswertung.
• Sprachmodell und Anbieter. Wir können das eingesetzte Sprachmodell wechseln. Einen Wechsel des Anbieters teilen wir Kunden nach den Regeln des Vertrags zur Auftragsverarbeitung vorab mit, in der Regel mindestens 30 Tage vorher, und passen die Datenschutzerklärung und diese Seite an.
• Neue KI-Funktionen. Führen wir eine weitere Funktion ein, die ein KI-Modell nutzt, beschreiben wir sie hier, bevor sie verfügbar ist.
• Rechtslage. Ändern sich die KI-Verordnung, ihre Auslegung durch Kommission, Behörden oder Gerichte oder das deutsche Recht, überarbeiten wir die Einordnung.

Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand. Maßgeblich ist die deutsche Fassung.